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便于检索。认真整理并根据需要编目、建立台帐，以便于检索。
5．6归档后的记录应存放在专用档案柜内。档案柜内保持清洁，做到防火、防盗、防潮、防照射、防蛀和防变质。
6质量记录保存期限
a）除管理评审以外的质量管理体系运行记录：四年b）一般工程(产品)及过程记录：八年；
c）重点工程、代表性工程(产品)及其过程记录，管理评审记录：永久保存。
质量管理体系运行记录保存到期后，根据需要经质保工程师同意可以办理延期保存。
7文件与记录的借阅
文件与记录原则上只供本公司员工工作需要时查阅，因工作需要借阅记录时，应经经理批准后方可借阅。所有借出的文件与记录应妥善保管，用完后及时归还。不得擅自复制，不得丢失或损坏。
8文件与记录的处理
对作废的或已无保存价值的文件和资料以及超过保存期限的记录，经质保工程师批准后方可予以销毁，并按《文件与记录销毁清单》要求做好记录。
档案管理制度
根据国务院批准的科学技术档案工作条例精神，统一管理科学档案，使之达到完整准确、系统和有效实用的要求，特制定本制度。
l锅炉安装、维修、改造的施工技术资料及其有关设备资料的形成、积累、整理、鉴定归档等工作应纳入施工、生产、技术、设备管理工作之中，列入工程技术人员的职责范尉。
2档案管理工作置于技术负责人的直接控制下。
3归档要求
3．1凡归档的技术文件资料，必须符合有关标准和归档制度的规定，必须收集齐全，保证其完整。
3．2归档的文件资料，必须使用专用纸张，编制和书写、字体工整、图像、字迹、线条、符号要清晰、格式统一、图面整洁、签字手续完备。
3．3凡归档的文件、资料，必须由技术负责人签字后存档。
3．4不符合归档的文件资料要重新整理。
4归档时间
工程完工交接验收后一个月内向档案室归档。
5档案的管理与利用
5．1档案要进行分类、编号、登记、统计和必要的加工管理。
5．2档案统一管理期限一般为5～l0年，采用新材料、新工艺、新技术的档案，定为长期保存(一般为1O年以上)。